Zeitmanagement

Dieser Artikel wurde von Do, Hoang Viet am Samstag, 10. November 2012 verfasst. Aktualisiert: 24.11.2013 05:18:26

In diesem Artikel zeigen wir euch mit Hilfe von Zeitmanagement Methoden, wie ihr mehr Zeit für das, was euch wichtig ist, zur Verfügung habt.

Bevor ihr euch mit dem Zeitmanagement befasst und die unterschiedlichen Methoden kennenlernt, solltet ihr euch die Fragen stellen und beantworten: Was will ICH in meinem Leben ändern?

Das ist wichtig, denn Zeitmanagement ist wie jede andere Methode nur ein Hilfswerkzeug und nicht das große Ziel des Lebens. Wenn ihr ein ausgeglichenes Leben habt, glücklich seid, müsst ihr nicht anfangen alles auf dem Kopf zu stellen, nur weil die Werbung mal gesagt hat, es sei supertoll. Das Leben funktioniert auch wunderbar ohne und wie alles andere gibt es immer Vor- und Nachteile.

Zeitmanagement ist bei folgenden Problemen besonders geeignet:

  • Ihr seid permanent im Stress und habt seit Wochen kein anderes Hobby mehr außer Hausaufgaben / Arbeit?
  • Ihr wünscht euch jeden Tag, dass die Uhr langsamer dreht damit ihr eure Pflichten nachkommen könnt?
  • Ihr macht alles außer das, was ihr machen wollt?
  • Eure Mitmenschen beschweren sich, dass sie kaum was von euch haben.

Kurz gesagt: unbalanciertes Leben, Zeitmangeln, Überforderung. Die 24h des Tages wird Zeitmanagement nicht erhöhen oder verringert können. Vielmehr wird es euch helfen, euch von den nicht zielführenden Aufgaben zu entledigen.

Zeitkontingent erfassen

Als Erstes müssen wir erfassen, wie viel Freiraum ihr überhaupt zur Planung habt. Das kann mit Hilfe von speziellen Softwares wie MS Outlook, Google Calendar, Notepad, WoW Group Calendar, etc. oder einfach ein Blatt Papier durchgeführt werden. Hier im Beispiel wurde Google Calendar genutzt.

Fangen wir damit an alle festen und regelmäßigen Termine wie Vorlesung, Tutorium, (feste) Arbeitszeiten, etc. einzutragen.

 calendar-1.png

Gehen wir jeweils von eine 45 Minuten Fahrt und einem 10 Arbeitsstundentag aus, ergibt das für unseren freiwilligen Proband Uther Lightbringer folgendes Ergebnis:

  Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag
Belegt: 6 + 2 4 + 2 4 + 2 4 + 2 6 + 2 0 0
Frei: 2 4 4 4 2 10 10

Insgesamt hat Uther also 38 Stunden pro Woche frei für die Planung. Warum wurde jetzt 2 Stunden für die Fahrt berechnet statt 90 Minuten? Nach 45 Minuten Fahrt sollte man den Körper nicht sofort mit Aufgaben belasten, sondern etwas Ruhe gönnen. Zudem können auch unerwartete Komplikationen auftreten. Jemand erzählt zu lange von seinem Leben und man erwischt den Bus nicht, der Busfahrer muss während der Fahrt kurz austreten oder ähnliche Ereignisse.

Die Prämisse lautet also: Mit Puffer und Pausen planen. Im obigen Beispiel ist auch zu sehen, dass zwischen den Veranstaltungen ca. 15 - 30 Minuten Pause dazwischen liegen. Diese solltet ihr auch unangetastet lassen, weil das Gehirn nach 90 Minuten Zeit braucht, um die neuen Informationen zu verkraften, filtern und zu speichern.

Hinweis 1: Übungsbetrieb

Studenten von einigen Fachbereichen wie der Informatik und Mathematik müssen wöchentliche Übungsblätter bearbeiten und abgeben. Da lohnt es sich auch feste Zeiten und einen Zeitrahmen hierfür zu nehmen. Das ist insbesondere vom Vorteil, weil ihr mit eurem Übungspartner den Zetteln vor Ort bearbeiten solltet.

Der Zeitrahmen ist zu Anfang nur ein Schätzwert, plant lieber etwas großzügiger mit Puffer ein. Wir werden ihn im Laufe der Zeit noch optimieren.

 calendar-2.png

Nun müssen wir natürlich nochmal unsere Tabelle aktualisieren:

  Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag
Belegt: 6 + 2 4 + 2 + 4 4 + 2 + 4 4 + 2 + 4 6 + 2 4 0
Frei: 2 0 0 0 2 6 10

Insgesamt hat Uther also 20 Stunden in der Woche für die Planung. Was machen wir mit der Zeit?

Zeitkontingent planen und verteilen

Bevor wir uns damit befassen, wie wir das Zeitkontingent verbrauchen, sollten wir uns erstmal klar machen, was wir denn überhaupt erreichen wollen und - was sehr häufig unterschätzt wird - was wir als Mensch brauchen.

Fangen wir damit an, unsere Wünsche und Ziele (ff. als Aufgaben) zu klassifizieren.  Nehmen wir hierzu am besten ein weißes Blatt und malen eine vertikale und horizontale Mittellinie hinein

  dringend nicht dringend
wichtig

Das sind die wichtigsten Aufgaben und als Erstes und fristgerecht verplant werden.

Auf dieser Aufgaben können wir nicht verzichten, aber es hat noch ein wenig Zeit.

Dieser planen wir also, nachdem alle dringenden und wichtigen Aufgaben im Kalender stehen und wir noch Kontingent haben.

nicht wichtig

Überlege noch mal, ob es wirklich notwendig ist?

Muss es wirklich getan werden oder können wir das fallen lassen?

Dieser Methode wurde vom US-Präsident Eisenhower praktiziert und wird daher auch als Eisenhower-Prinzip bezeichnet.

Nun tragen wir unsere Wünsche und Ziele der Form "Ich gehe mit Dieter joggen" in eines der Kästen ein. Anschließend werden die wichtigen und dringenden Ziele geplant. Danach kommen die wichtigen und nicht dringenden Aufgaben, dann die unwichtigen und dringenden Aufgaben. Zum Schluss die nicht wichtigen und nicht dringenden Aufgaben, sofern wirklich notwendig.

Wenn ihr frisch mit dem Zeitmanagement startet, solltet ihr nur für die eine Woche planen und nicht weiter. Ihr braucht ein gewisses Zeitgefühl, dass ihr erst nach und nach bekommt.

Hinweis: Balance

Vergesst bitte nicht, dass ihr arbeitet um zu leben und nicht lebt um zu arbeiten. Als Mensch brauchen wir neben einen beruflichen Werdegang, auch ein gesundes soziales Umfeld (Freunde, Familien, Mitmenschen), körperliche Fitness (Sport, Essen, etc.) und Entspannung (Sport, Hobbies, Freizeit, etc.).

Wenn ihr eines dieser Bedürfnisse nicht nachkommt, wird eure Gesamtleistung auf Dauer auch sinken.

Hinweis: Spreu vom Weizen trennen

Aufgaben, die ihr in weniger als 10 Minuten erledigen könnt, solltet ihr nicht planen, sondern einfach gleich fertig stellen.

Hinweis: Kontingent bereits ausgeschöpft

Wenn ihr bereits euren Kontingent erschöpft habt. Das Blatt aber noch voll mit Aufgaben ist (sogar wichtige Aufgaben), dann habt ihr den Punkt erreicht wo ihr euch fragen müsst: "was ist mir wichtiger?". Denn ihr versinkt gerade in zu vielen Aufgaben. Aber von welchen Aufgaben trennen wir uns nun, denn sie sind ja alle wichtig?

Die To-Do-Liste (auch als 25000 Dollar Methode bekannt)

Stellt euch folgendes Szenario vor, alle eure Aufgaben könnt ihr morgen nur noch machen, weil die Abgabe dann fällig ist oder die Klausur ansteht. Welche Aufgabe würde euch den meisten Nutzen/Gewinn/Freude bringen?

Hier ist es entscheidend, welches Ziel ihr verfolgen wollt. Ob ihr euch nun für den momentanen Nutzen, späteren Nutzen oder Gewinn oder Freude entscheidet.

Es ist im Grunde auch möglich nur die To-Do-Liste als Zeitmanagement zunehmen. Ihr verliert aber hierdurch Langzeitplanung, gewinnt aber an Flexiblität und müsst weniger planen.

Pareto - Prinzip

Das Pareto Prinzip besagt, dass letzten endlich 20% der geleisteten Arbeit für 80% des Erfolgs veranwortlich ist. Die 80% der restlichen Arbeit ist für die 20% der restlichen Erfolg.

Ihr solltet euch nun fragen, welche der Aufgaben bringen die 80% und welche die 20%. Sind dieser den so wichtig?

Reflektieren und Optimieren

Nachdem wir die Woche nun verplant haben, müssen wir uns natürlich auch daran halten. Das wird evtl. schwerer fallen als man auf den ersten Blick glaubt. Die beste Planung hilft aber leider nicht, wenn sie nicht mit unserem realen Leben etwas zu tun hat. Daher solltet ihr insbesondere für den Anfang einen Zeitprotokoll führen.

Zeit Was habe ich geschafft? Bemerkung.
Was war gut? Was sollte ich verbessert?
05:30 - 06:30 Fertig machen [-]In der Toilette eingepennt.
06:30 - 08:00 WoW Accounts von Kiddies hacken und verkaufen [-]Mein eigene Account wurde gehackt und verkauft
08:00 - 14:00 Uni [-]Mein andere WoW Account wurde auch gehackt und verkauft
 ...    

Ihr solltet beim Protokollieren nicht sekunden- oder minutengenau abrechnen, sondern immer in 30 Minutenblöcken, wobei ihr immer aufrunden statt abrunden soll.

Persönliche Leistungskurve

Nach einer Woche, solltet ihr das Protokoll mal in die Hand nehmen und versuchen eine persönliche Leistungskurve zu extrahieren. Zu welchen Zeiten und an welchen Orten konntet ihr euch besser konzentrieren?

Warum nehmen wir nicht die biologische Leistungskurve (im Internet)? Der Grund ist, dass diese Leistungskurve im Grunde nur ein statische Wert ist und nicht eure individuelle Kurve. Man muss zudem noch eine Menge weitere Einflussfaktoren berücksichtigen.

Zum Beispiel, die Aufgaben löst ihr im Team am besten, weil ihr euch gut ergänzt. Dann bringt euch das "Hoch" um 6 Uhr morgens wenig.

Ablenkungen abschalten

Beim Erstellen des Protokolls werdet ihr sehen, wie viel Zeit ihr letzten endlich für Internet (Mails, Facebook, etc.) aufbringt. Das geschieht manchmal auch unbewusst und wird in der Psychologie als Fluchtlernen bezeichnet. Wir stellen uns vor Aufgaben, die wir selbst als unangenehm oder unmöglich empfinden und versuchen zu flüchten.

Daher solltet ihr euch Fragen, ob es wirklich notwendig ist, dass man 24h über Facebook, E-Mail und Instant Message wie Skype erreichbar sein muss?

Weiterführende Literatur:

Mann kann ganze Bibliotheken von Büchern lesen oder einen einzigen Artikel. Entscheidend ist letzten endlich nur ein erster Schritt und 2 Wörter: "Willen" und "Glauben".

Ihr müsst eure Lebensgewohnheiten ändern wollen. Das kostet vor allem am Anfang viel Überwindung und geht manchmal auch auf die Psyche. Denn ihr stellt euch der Prokrastination und die ist meisten mit vielen negativen Konditionierungen (externe Link) durch negative Erfahrungen verbunden ist.

Ein 2. Punkt ist, ihr müsst euch wohler fühlen durch die Anwendung der Methoden und hinter den Techniken auch stehen. Evtl. sind sie für eure Situation ungeeignet oder nicht eure Präferenzen. Wenn ihr euch schlechter fühlt mit den Methoden, dann solltet ihr sie anpassen, optimieren oder gar andere Methoden ausprobieren.

Welche Erfahrungen habt ihr mit den Methoden gemacht? Kennt ihr vielleicht andere? Was sind eure Gedanken und Meinungen zum Thema "Zeitmanagement"?

 
blog comments powered by Disqus

Google Anzeigen

Neusten Blogeinträgen

  • CSS: Animationen

    CSS3 bietet von Haus aus Möglichkeiten zur Definition von Animationen über die Property animation. Wie es funktioniert zeigen wir in diesem Artikel.

  • CSS: Alternierende Tabellenzeilen

    Um die Lesbarkeit von Tabellen zu steigern, bietet die CSS die Möglichkeit Tabellenzeilen alternierend zu färben. Wie das funktioniert zeigen, wir ...

  • Unity3D: Konsolenausgabe formatieren

    Die Unitykonsole ist einer der meistgenutzten Feature wenn es bei Unity um Fehlersuche und -behandlung geht. Sie wird dabei schnell voll und verli ...

  • Unity3D: Singleton für langsame Operationen

    Operationen wie Object.FindObjectOfType werden in der Dokumentation von Unity3D Entwickler selbst als sehr langsam beschrieben. Aus dem Grund wird ...

  • Unity3D: Optionale Parameter

    Unity3D (4.3.1) unterstützt keine optionale Parameter, wenn die betroffene Skriptdatei in einem Namespace definiert wird.

Popular Threads

Share it on your network